Precies de juiste hoeveelheid structuur - dat is de kunst

Vind de minimale structuur nodig om werk te organiseren

Zodra je gaat organiseren, breng je structuur aan. Je verzint regels, rollen, meetings en stappen om ervoor te zorgen dat een groep mensen (medewerkers) de juiste dingen doen.

Ik zie héél vaak gebeuren dat er op sommige plekken teveel structuur ontstaat, wat belemmert, en op andere plekken te weinig structuur wordt neergezet, wat voor chaos veroorzaakt.

Voorbeeld: Een operationeel team wordt gevraagd om met Scrum te werken. Zij vinden het lastig hun dagelijkse taken te vangen in “User Stories” waarmee zij incrementeel iets van waarde kunnen leveren. De taken zijn immers altijd hetzelfde en het werk loopt gewoon door. Denk bijvoorbeeld aan een warenhuis dat pakjes moet bezorgen.

Hier is dus teveel structuur, wat beklemt. Het gevolg is dat Scrum een schijnvertoning wordt, en dat het échte werk onzichtbaar wordt: Dit wordt opgepakt in informele meetings.

Het dagelijkse operationele werk is in de schaduw gekomen - en deze heeft nu te weinig structuur. Het wordt ad-hoc, parallel en informeel geregeld. Hiermee bereik je het tegenovergestelde effect: Werk wordt minder transparant in plaats van meer!

De kunst is om hier de juiste hoeveelheid structuur te vinden. Je zou bijvoorbeeld de waardestroom kunnen visualiseren met Kanban om zo een flow-systeem te maken. Of wellicht volstaat het om met een stoplicht de status aan te geven.

De oplossing hangt af van de context, maar de zoekstrategie is helder: Zoek naar de minimale structuur om het werk te laten slagen.