Tip voor beoordelingsgesprek: Verwachtingen uitspreken

Een goed beoordelingsgesprek begint eigenlijk lang voor het werkelijke gesprek.

Voordat je kunt beoordelen, moet de medewerker weten waarop je hem of haar beoordeelt. Dit doe je door te vertellen wat je van de medewerker verwacht. Zo voorkom je verassingen. Kun je je voorstellen hoe frusterend het moet zijn als de medewerker pas tijdens het beoordelingsgesprek ontdekt wat je écht bedoelt?

Toch gebeurt dit sneller dan je denkt. Verwachtingen worden niet uitsproken of zijn niet concreet genoeg, waardoor de medewerker een ander beeld heeft dan jij. Het is ook niet zo gek dat dit gebeurd, want het kost tijd en oefening om verwachtingen helder uit te spreken!

In dit artikel krijg je de kans om hiermee te oefenen.

Oefening

Zet een timer voor 5 minuten. Maak een lijst met alle verwachtingen die je hebt van jouw medewerkers. Schrijf alles wat er in je op komt, en denk er niet te lang over na.

Je hebt verwachtingen in allerlei soorten en maten, bijvoorbeeld inspannings-, resultaat- en gedragsverwachtingen:

1. Inspanningsverwachting

Je verwacht dat iemand zijn best doet om een resultaat te halen, bijvoorbeeld: “Zorg jij dat dit artikel zo snel mogelijk gepubliceerd wordt?”. Je kunt iemand nu enkel aanspreken op inzet en niet op resultaat of gedrag.

2. Resultaatverwachting

Je verwacht dat iemand een het resultaat acht, ongeacht omstandigheden. Bijvoorbeeld: “Zorg jij dat dit artikel voor de deadline wordt gepubliceerd?”. Je kunt nu iemand aanspreken op resultaat, maar als je resultaten verwacht die buiten iemands invloed liggen, kan dit tot frustratie leiden. Ook kan het voor zowel de medewerker als manager lastig zijn om concrete acties te bedenken om aan de verwachtingen te voldoen.

3. Gedragsverwachting

Je verwacht een bepaald positief gedrag van iemand, bijvoorbeeld: “Zorg jij dat jij de juiste mensen spreekt om dit artikel op tijd gereviewed, geaccepteerd en gepubliceerd te krijgen?”.

Een verwachting uitdrukken als positief gedrag biedt de volgende voordelen:

  1. Mensen die denken aan positief gedrag, zijn sneller geneigd dit uit te voeren.
  2. Het is eenvoudiger om verbeteracties te bedenken.
  3. Het is eenvoudiger om te observeren of de medewerker voldoet aan de verwachting.
  4. Het is eenvoudiger om feedback te geven op de medewerker.

Natuurlijk mag je afhankelijk van de senioriteit ook verwachten dat bepaalde dingen vanzelfsprekend zijn. Je hoeft dus zeker niet alle verwachtingen expliciet uit te spreken als positieve gedragsomschrijving. Het is echter nuttig voor zaken waarop je wilt sturen, beoordelen of feedback geven.

Oefening

Pak je lijst met verwachtingen erbij.

  1. Welke verwachtingen gaan over inspanning?
  2. Welke over resultaat?
  3. Welke over gedrag?
  4. Welke verwachting verdient waardering of juist verbetering?
  5. Schrijf deze verwachting op als gedragsverwachting.

Zorg dat het gedrag concreet en uitvoerbaar is. Schrijf dus “legt bij een beslissing uit wat de impact op zijn project is” in plaats van “duidelijk communiceren”.

Elke vergadering is een kans om verwachtingen uit te spreken en medewerkers aan te spreken. Als je dit regelmatig doet komt de beoordeling niet als een verassing, maar biedt het juist een kans voor verdieping. Daarom begint een goed beoordelingsgesprek lang voor het werkelijke gesprek!

Deze oefening is onderdeel van de training “Gespreksvaardigheden voor Beoordelingsgesprekken” die ik als coach/trainer/veranderaar bij Orikami gegeven heb.