Reflect & Improve voor Teams

Een gezond team blijft leren en ontwikkelen. Dat betekent regelmatig terugblikken op hoe het gaat en kijkt wat er beter kan. Reflect & Improve. Leren en ontwikkelen is iets anders het bijsturen van werkzaamheden. Dat gebeurt namelijk op het niveau van inhoud of taken. Bij leren en ontwikkelen kijk je naar de onderliggende werkafspraken, processen, competenties, opvattingen en drijfveren.

Ontwikkeling is echter geen doel op zich, maar een manier om sneller of beter teamprestaties te behalen. Daarom is het belangrijk om eerst helder te krijgen wat je precies wilt bereiken. En dat iedereen hier hetzelfde over denkt.

Reflect & Improve hoeft helemaal niet ingewikkeld te zijn. In de kern zijn het slechts drie stappen:

  1. Meetlat: Wat willen jullie bereiken?
  2. Reflectie: Waar liggen kansen voor ontwikkeling?
  3. Verbetering: Wat is de volgende stap?

1) Meetlat: Wat willen jullie bereiken?

Een goede meetlat beantwoord drie vragen:

  1. Wat zijn de prestatiedoelen van jouw team op dit moment?
  2. Hoe levert het halen van die prestatiedoelen klant- of bedrijfswaarde op?
  3. Hoe herken je betekenisvolle vooruitgang op deze doelen?

Als je de prestatiedoelen kan koppelen aan klant- of bedrijfswaarde, dan weet je zeker dat het goede doelen zijn om na te streven. En als je betekenisvolle vooruitgang kan herkennen, wordt het mogelijk om met kleine stapjes te verbeteren.

2) Reflectie: Waar liggen kansen voor ontwikkeling?

Vervolgens ga je reflecteren om kansen voor ontwikkeling te ontdekken.

  1. Teamstructuur
  2. Afspraken en werkprocessen
  3. Teamcompetenties
  4. Teamopvattingen, -drijfveren en identiteit.

Teamstructuur

Om te beginnen is het belangrijk dat de teamstructuur klopt. Het team moet een eenduidig en helder doel hebben. De juiste expertise moet aanwezig zijn om dat doel te behalen. De rollen en verantwoordelijkheden moeten duidelijk zijn. Tot slot moet het team afspraken kunnen maken over hoe ze willen samenwerken.

Afspraken en werkprocessen

Als dit allemaal staat, kun je kijken naar de huidige afspraken en werkprocessen. Liggen hier verbeterkansen? Missen er nog afspraken, of zijn er processen die nog niet goed verlopen?

Teamcompetenties

Als de teamstructuur staat is het soms niet voldoende om enkel werkprocessen te verbeteren. In dat geval kijk je een stapje verder naar de teamcompetenties: Welke competenties heeft het team nodig om de teamprestaties verder te ontwikkelen?

10 belangrijke teamcompetenties

1. Luisteren
Jullie reageren op elkaar, vatten samen en vragen door.

2. Communiceren
Jullie informeren elkaar op tijd van relevante zaken.

3. Resultaatgericht
Jullie nemen verantwoordelijkeid voor het gewenste team- en bedrijfsresultaat.

4. Onderhandelen & beslissen
Jullie makes keuzes en betrekken de juiste mensen voor advies, bezwaar of informatie.

5. Samenwerken
Jullie werken samen aan taken en benutten elkaars talent.

6. Feedback geven
Jullie spreken elkaar aan, benoemen het als er iets niet lekker loopt en spreken ook waardering uit.

7. Conflictvaardigheid
Jullie blijven constructief bij meningsverschillen.

8. Openheid
Er is ruimte om initiatief te tonen en met eigen ideeën te komen.

9. Verantwoordelijkheid voor proces
Jullie richten zelf het werkproces in. Jullie maken afspraken en komen die na.

10. Verantwoordelijkheid voor ontwikkelen
Jullie sturen zelf je eigen verbeteringen, door bijvoorbeeld na elke vergadering kort te evalueren.

Teamopvattingen, -drijfveren en identiteit.

Als ook het leren van competenties niet voldoende is, kun je dieper reflecteren op onderliggende opvattingen, waardes, drijfveren en identiteit.

3) Verbetering: Wat is de volgende stap?

Na reflectie is het tijd voor actie: Wat kun je concreet doen om een ontwikkelkans te benutten en te verbeteren?

Leren en ontwikkelen kun je het beste zien als een experiment. Het is namelijk niet altijd zeker of de verbetering ook het gewenste effect heeft. Daarom zet je steeds een kleine stap, en stel je daarna weer bij. Zo blijf je regelmatig reflecteren en verbeteren.