Gemba voor gevorderden

Dit is een uitnodiging voor een workshop uit het verleden

Bij deze workshop leer je naar de gemba te gaan.

We pakken één hardnekkig probleem om een groeiproces mee te doorlopen. Je leert hoe je jouw aandacht kunt gebruiken om te luisteren naar de werkvloer. Je leert hoe je de bekende oplossingen los kunt laten om zo to werkelijk vernieuwende inzichten en oplossingen te komen.

Aan het eind van de workshop ga je naar huis met een concrete volgende stap.

Doelen

  1. Gemba-skills: Vier manieren van luisteren herkennen en toepassen.
    • De situatie observeren: het scheiden van observatie en interpretatie
    • De situatie aanvoelen: je lichaam als instrument om de situatie aan te voelen
  2. Groeien: Het ervaren en doorlopen van een groeiproces.
    • Stap uit de gewoonte, in het onbekende
  3. Een volgende stap: bij een hardnekkig probleem dat je hebt.

Programma

Tijd Activiteit
14:30 Introductie
14:40 Wat is er aan de hand? (Feitelijk & Empathisch luisteren)
14:50 Stap in het onbekende… (Generatief luisteren)
15:10 Direct aan de slag
15:15 Einde

Voorbereiding

1. Lees deze webpagina goed door. Het is belangrijk dat je weet wat feitelijk, empathisch en generatief luisteren betekent.

2. Zorg dat je een hardnekkig probleem hebt. Om snel aan de slag te kunnen, is het belangrijk dat je een hardnekkig probleem helder kunt formuleren.

  • Het probleem moet nog niet opgelost zijn.
  • Het probleem moet nu relevant voor je zijn.
  • Het probleem moet concreet zijn: Het liefst één specifieke situatie, beslissing, keuze of dilemma, al is dit niet noodzakelijk.
  • Het probleem moet hardnekkig zijn: dat is een ingwikkeld of complex problem, een probleem met meerdere stakeholders, een probleem dat steeds in andere vorm terugkeert, of een probleem waar je in vastloopt.

Introductie: “A Revolution of Awareness”

Gemba betekent letterlijk de werkelijke plaats. Het wordt vaak vertaald als “werkvloeren”: Je wordt hiermee aangespoord om met je eigen ogen op de werkvloer te kijken wat er precies gebeurd. Dit is betrouwbaarder dan de verhalen of rapporatages die je erover hoort, omdat dit dichter bij de werkelijke plaats ligt.

Maar de werkvloer bezoeken is slechts de helft van de vergelijking. De andere helft ben jij. De ogen waarmee je kijkt bepaalt of je de werkelijke plek kunt zien.

Taiichi Ohno, geestelijk vader van het Toyota Production System, beschreef al dat onze aandacht essentieel is om te kunnen verbeteren:

Unless we completely change how we think, there is a limit to what we can accomplish by continuing our same thinking. We cannot find a new path unless we take the leap and turn our awareness and our thinking upside down, from top management to the workers, even including the labor unions. (…)   The revolution of awareness will become exceedingly important. Without it, we are at risk of being happy achieving only an improvement of 10 percent or 20 percent of productivity as a linear extension of our current ways   > - Taiichi Ohno (Workplace Management, p 18)

Tijdens deze workshop ga je jouw werkvloer-skills verdiepen met een revolution of awareness.

Dit doen we met Theory U. Theory U stelt namelijk, net als Taiicho Ohno, dat je aandacht bepalend is voor de resultaten die je krijgt:

At its core, leadership is about shaping and shifting how individuals and groups attend to and subsequently respond to a situation. The trouble is that most leaders are unable to recognize, let alone change, the structural habits of attention used in their organizations.   > - Otto Scharmer (Oprichter van Theory U)

Werken met aandacht helpt je niet alleen tot de gemba te komen, het helpt je ook met de hardnekkige kant van continu verbeteren. Als je bewust wordt hoe aandacht een rol speelt bij de uitkomsten die je krijgt, kun je dit inzetten om continue te blijven verbeteren.

Je leert dus niet alleen tot de gemba te komen, maar ook hoe je kunt groeien!

Wat gaan we doen?

Eén van jullie mag een hardnekkig probleem inbrengen. We gaan hiermee het groeiproces van Theory U doorlopen. Dat gaat ongeveer als volgt:

  1. Wat is er aan de hand?
    Je gaat het probleem observeren en aanvoelen.

  2. Stap het onbekende in…
    Pas als we onze bekende manieren van denken loslaten, ontstaat er de ruimte om tot werkelijk nieuwe inzichten te komen.

  3. Direct aan de slag!
    We maken de nieuwe visie concreet door deze te vertalen naar de volgende stap.

Tijdens deze reis komen we vier verschillende manieren van luisteren tegen. Bij elke manier van luisteren gebruik je jouw aandacht op een andere manier.

Theory U

De vier manieren van luisteren

1. Beleefd luisteren

Als je beleefd luistert, luister je zonder aandacht of mindfulness, maar op de automatische piloot.

Je denkt “Dit weet ik al lang” en je hoort geen nieuwe informatie. Je hoort enkel wat je al wist. Je hebt direct een advies of oplossing klaar, maar deze oplossing is al eerder bedacht en geprobeerd (zonder success). Je bent beleefd en je geeft gewenste antwoorden. Je bent je niet bewust van de interpretaties, oordelen en invullingen die je hebt.

Deze gesprekken zijn prima om te spreken over koetjes en kalfjes. Of om overweg te kunnen met de dagelijkse gang van zaken. Maar als je wilt werkvloeren of groeien, heb je meer nodig.

2. Feitelijk luisteren

Als je feitelijk luistert, luister je met nieuwsgierigheid en heb je een open geest.

Je luistert naar observaties en feiten, en je herkent interpretaties en oordelen als zodanig. Je staat open voor nieuwe informatie, en je bent op zoek naar de waarheid: Er kan maar één iemand de juiste feiten hebben. Een gesprek is hiermee zoals een debat: degene met het beste standpunt wint.

Alhoewel de feiten een krachtig hulpmiddel zijn, is dit niet voldoende om verandering te realiseren. Als je niet luistert naar de gevoelens van mensen, stuit je waarschijnlijk op weerstand.

3. Empathisch luisteren

Als je empathisch luistert, luister je met empathie en heb je een open hart.

Je gebruikt jouw lichaam als instrument om de situatie aan te voelen. Je bent in staat in te leven. Je ziet een probleem vanuit meerdere perspectieven. Alhoewel de feiten misschien vaststaan, begrijp je dat iedereen hier andere ideeën en gevoelens bij heeft.

Alhoewel empathie ervoor zorgt dat mensen elkaar begrijpen en ook willen veranderen, is het nog onduidelijk waar het heen moet.

4. Generatief luisteren

Als je generatief luistert, luister je met moed en heb je een open wil.

Je doorziet de subtiele krachten die spelen in het systeem. Je bent in staat deze subtiele krachten te verwoorden. Je luistert naar de onderliggende behoeftes, drijfveren en visie van het gehele systeem. Je durft bekende oplossingen los te laten, ook als dit leidt tot verwarring of onzekerheid. Je durft het even niet te weten, want je vertrouwt dat inspiratie vanzelf naar je toe komt.

Generatief luisteren maakt agile: Door in het onbekende te stappen leer je continue te reageren op een onvoorspelbare en veranderlijke situatie:

“That is what I mean (…) when I say Continuous improvement and adaptation: the ability to move toward a new desired state through an unclear and unpredictable territory by being sensitive to and responding to actual conditions on the ground”   > - Mike Rother (Toyota Kata, p8)

Als je generatief luistert, zie je hoe het gesprek een reflectie is van het systeem waar je over spreekt. Je doorziet welke invloed aandacht heeft op de resultaten in het systeem. Bijvoorbeeld: Als er in het systeem veel chaos is, valt jou plots op hoe men in het gesprek door elkaar heen praat. Of als er juist veel orde is, valt jou plots op dat iedereen keurig recht in zijn stoel zit. Of als mensen in het systeem te snel handelen, valt jou plots op dat men in het gesprek ook snel praat.

Als je op deze manier kunt luisteren, zie je “de werkelijke plek”: de diepere onderliggende oorzaken van het probleem.

En dan… Direct aan de slag!

Als je in het onbekende bent gestapt, en je hebt de bekende manier van denken losgelaten, dan zal vroeg of laat inspiratie komen. Een nieuwe visie, een nieuw inzicht, of een nieuw idee. De kunst is om dit direct te vertalen naar een concrete actie, zonder weer in oude oplossingen te vervallen.

Meer informatie

Voor meer informatie kun je een introductie van Theory U lezen (20 pagina’s).

Vragen, wensen of opmerkingen?

Heb je nog vragen, wensen of opmerkingen? E-mail ze naar info@markmarijnissen.com.